تعريف التقرير
كلمة ” تقرير ” هي في الأصل مشتقة من الفعل قَرّرَ بمعنى قرّر المسألة أو الرأي، حقّقه و وضّحه.
و هذا التوضيح أو التحقيق الوارد في التقرير هو عرض رسمي و مختصر لمعلومات أو حقائق أو بيانات محددة لغرض معين، و يهدف إلى توضيح المزايا و العيوب.
و هذا التوضيح أو التحقيق الوارد في التقرير هو عرض رسمي و مختصر لمعلومات أو حقائق أو بيانات محددة لغرض معين، و يهدف إلى توضيح المزايا و العيوب.
أهمية كتابة التقرير
لكتابة التقرير أهمية كبيرة في حياتنا العملية، و تلك الأهمية تكمن في الأسباب التالية:
1- يُعد مصدراً من مصادر المعلومات.
2- يُعد أداة مراقبة و تقييم للأعمال و الأنشطة.
3- يوضّح المستجدات.
2- يُعد أداة مراقبة و تقييم للأعمال و الأنشطة.
3- يوضّح المستجدات.
أنواع التقارير:
1- التقارير الأكاديمية:
و هي تقارير عن البحوث العلمية، و تصدر حسب الحاجة.
و هي تقارير عن البحوث العلمية، و تصدر حسب الحاجة.
2- التقارير الوصفية:
و هي التقارير التي تصف ظاهرة كما هي واضحة، و هذه التقارير دائماً تجيب على الأسئلة: كيف؟ و متى؟ و من؟ و ماذا؟ و مثال على ذلك: تقارير الرحلات، و التقارير التي يعدّها شرطي المرور.
و هي التقارير التي تصف ظاهرة كما هي واضحة، و هذه التقارير دائماً تجيب على الأسئلة: كيف؟ و متى؟ و من؟ و ماذا؟ و مثال على ذلك: تقارير الرحلات، و التقارير التي يعدّها شرطي المرور.
3- التقارير الإخبارية:
و هي التقارير التي تبثها أجهزة الإعلام من إذاعة و تلفزيون و صحافة، و مثال على ذلك التقارير السياسية.
و هي التقارير التي تبثها أجهزة الإعلام من إذاعة و تلفزيون و صحافة، و مثال على ذلك التقارير السياسية.
4- التقارير التحليلية:
و هي تقارير لا تقتصر على الوصف فقط بل تعقد المقارنة، و تعلل الأسباب، و تقترح الحلول، و مثال على ذلك: ما يقدمه الأخصائي الاجتماعي حول تأخر الطلاب الدراسي، و التقارير الرياضية التي تقارن بين أداء فريقين، أو أداء فريق مقارنةً بالمواسم السابقة.
و هي تقارير لا تقتصر على الوصف فقط بل تعقد المقارنة، و تعلل الأسباب، و تقترح الحلول، و مثال على ذلك: ما يقدمه الأخصائي الاجتماعي حول تأخر الطلاب الدراسي، و التقارير الرياضية التي تقارن بين أداء فريقين، أو أداء فريق مقارنةً بالمواسم السابقة.
5- التقارير الأحصائية:
و تتميز هذه التقارير عن غيرها بالأرقام، و قد ترمز هذه الأرقام لبشر أو أموال أو أشياء أخرى، و مثال على ذلك: ما تقدمه البنوك و المؤسسات المالية سنوياً عن أوضاعها.*
و تتميز هذه التقارير عن غيرها بالأرقام، و قد ترمز هذه الأرقام لبشر أو أموال أو أشياء أخرى، و مثال على ذلك: ما تقدمه البنوك و المؤسسات المالية سنوياً عن أوضاعها.*
6- التقارير الإدارية:
و غالباً ما تكون مطبوعة و بنودها واضحة و تحتاج إلى ملء فراغات بعبارات مناسبة، و مثال على ذلك: تقارير المديرين عن الموظفين.
و غالباً ما تكون مطبوعة و بنودها واضحة و تحتاج إلى ملء فراغات بعبارات مناسبة، و مثال على ذلك: تقارير المديرين عن الموظفين.
*من الملاحظ: أن التقارير تُقدّم حسب الحاجة، فقد تُقدّم سنوياً أو يومياً، و من التقارير اليومية: تقارير أداء البورصة.
الشروط الواجب توافرها في التقرير
1- الاختصار و الدقة.
2- الوضوح.
3- تسلسل الأفكار.
4- المصداقية و الإقناع.
2- الوضوح.
3- تسلسل الأفكار.
4- المصداقية و الإقناع.
مكونات التقرير
1- صفحة العنوان:
و تشتمل على العنوان و الجهة المقدم إليها و اسم معد التقرير و التاريخ، و يُفضّل أن تكون صفحة العنوان على غلاف متين، و أن يكون حجمها متناسباً مع حجم الورق الموجود داخل التقرير.
و تشتمل على العنوان و الجهة المقدم إليها و اسم معد التقرير و التاريخ، و يُفضّل أن تكون صفحة العنوان على غلاف متين، و أن يكون حجمها متناسباً مع حجم الورق الموجود داخل التقرير.
2- مقدمة التقرير:
و توضح الهدف من التقرير و المشكلة التي يبحثها، و المكان و الزمان و الجهة التي طلبت إعداد التقرير.
و توضح الهدف من التقرير و المشكلة التي يبحثها، و المكان و الزمان و الجهة التي طلبت إعداد التقرير.
3- منهجية التقرير:
و هي الطريقة التي تم فيها إعداد التقرير، أي هل كانت مشاهدة؟ أم مقابلة؟ أم مراجعة وثائق؟
و هي الطريقة التي تم فيها إعداد التقرير، أي هل كانت مشاهدة؟ أم مقابلة؟ أم مراجعة وثائق؟
4- التحليل:
و هو الجزء الأكبر من التقرير، و يحتوي على عرض و تحليل كافة المعلومات و البيانات، أي يتناول جوانب المشكلة و أبعادها و آثارها.
و هو الجزء الأكبر من التقرير، و يحتوي على عرض و تحليل كافة المعلومات و البيانات، أي يتناول جوانب المشكلة و أبعادها و آثارها.
5- النتائج و التوصيات:
أي عرض النتائج التي توصل إليها التقرير، و رأي كاتب التقرير، و التوصيات المناسبة.
أي عرض النتائج التي توصل إليها التقرير، و رأي كاتب التقرير، و التوصيات المناسبة.
خطوات كتابة التقرير
حين نشرع بكتابة التقرير، لابد من الأخذ بالاعتبار ما يلي:
1- تحديد موضوع التقرير و عدم الخروج عن إطاره.
2- ترتيب النقاط و الأفكار التي سيتناولها التقرير.
3- جمع البيانات و المعلومات و تصنيفها مدعمة بالأدلة و البراهين.
4- كتابة التقرير بصياغة واضحة.*
5- استخلاص النتائج و كتابة التوصيات.
6- مراجعة التقرير لاكتشاف أوجه النقص، و تصحيح الأخطاء.
7- إعادة كتابة التقرير بشكله النهائي.
2- ترتيب النقاط و الأفكار التي سيتناولها التقرير.
3- جمع البيانات و المعلومات و تصنيفها مدعمة بالأدلة و البراهين.
4- كتابة التقرير بصياغة واضحة.*
5- استخلاص النتائج و كتابة التوصيات.
6- مراجعة التقرير لاكتشاف أوجه النقص، و تصحيح الأخطاء.
7- إعادة كتابة التقرير بشكله النهائي.
* المقصود بذلك:
أ- البعد عن المصطلحات القاموسية.
ب- الحرص على الترتيب الجيد.
جـ- وضوح الخط و الفكرة و الجملة.
د- الاهتمام بعلامات الترقيم.
هـ- تقسيم الموضوع إلى فقرات كل واحدة تحل فكرة أساسية.
و- الاهتمام باللغة، و تجنب الأخطاء الإملائية و اللغوية.
أ- البعد عن المصطلحات القاموسية.
ب- الحرص على الترتيب الجيد.
جـ- وضوح الخط و الفكرة و الجملة.
د- الاهتمام بعلامات الترقيم.
هـ- تقسيم الموضوع إلى فقرات كل واحدة تحل فكرة أساسية.
و- الاهتمام باللغة، و تجنب الأخطاء الإملائية و اللغوية.
